Hiç düşündünüz mü, bir projenin başarısında en kritik faktörlerden biri ne olabilir? Belki aklınıza yetenekli bir ekip, iyi bir bütçe ya da net hedefler gelmiştir. Hepsi doğru ama aslında tüm bunların üzerinde, bir projenin nasıl yönetileceğini ve proje yöneticisi yetkisini doğrudan etkileyen çok temel bir şey var: Organizasyon Yapıları. Bir şirketin iskeleti gibi düşünebiliriz bu yapıları; projelerin nasıl nefes alıp verdiğini, kaynakların nasıl paylaşıldığını ve kararların nasıl alındığını belirliyorlar.
Gelin, bu farklı organizasyon yapıları dünyasına birlikte dalalım ve her birinin projelere nasıl yansığını keşfedelim.
Organizasyonel Yapılar, Proje Yöneticisinin Sahip Olduğu Yetki Düzeyini ve Projelerin Genel İşleyişini Temelden Belirler.
Her kuruluş, temel olarak üç ana yapıdan birine göre organize edilmiştir: fonksiyonel, proje bazlı veya matris. Bu yapılar, proje yöneticisinin yetkisini ve genel olarak projenin nasıl ilerleyeceğini kökten etkiler. Dahası, matris yapıların da kendi içinde zayıf matris, dengeli matris ve güçlü matris olmak üzere üç farklı çeşidi bulunur. Her birinin kendine özgü dinamikleri ve tabii ki avantajları ile dezavantajları var.
Fonksiyonel Organizasyonlarda Proje Yöneticisinin Yetkisi En Azken, Proje Bazlı Organizasyonlarda En Yüksek Seviyededir.
Şimdi bu temel yapıları biraz daha yakından inceleyelim.
Fonksiyonel Organizasyonlar
Bu yapılar, hiyerarşik bir düzene sahiptir ve insanlar genellikle uzmanlık alanlarına göre gruplandırılır. Örneğin, insan kaynakları, pazarlama, finans ve operasyon gibi farklı departmanlar görürsünüz. Her departmanın başında, kendi alanında uzmanlaşmış bir yönetici bulunur. Bu yapı, üretim gibi sürekli devam eden operasyonlar için biçilmiş kaftandır.
Peki, avantajları neler?
* Oldukça istikrarlı bir organizasyon yapısı sunar.
* Çalışanlar için net bir kariyer gelişim yolu vardır.
* Fonksiyonların ayrılmasıyla, çalışanların tek bir amiri olur ve net bir komuta zinciri işler.
Ancak, dezavantajları da yok değil:
* Proje yöneticisinin çok az, hatta hiç resmi yetkisi yoktur.
* Birden fazla proje, sınırlı kaynaklar ve öncelikler için birbiriyle rekabet etmek zorunda kalır.
* Proje ekibi üyeleri, genellikle kendi fonksiyonel yöneticilerine daha sadık kalır.
Proje Bazlı Organizasyonlar
Fonksiyonel yapıların neredeyse tam tersidir diyebiliriz. Bu tip bir organizasyonda, odak noktasının kendisi projedir. Fikir, çalışanların fonksiyonel bir yöneticiye değil, doğrudan projeye bağlılık geliştirmesidir. Burada, proje yöneticisi tüm yetki ve güce sahiptir ve herkes doğrudan ona rapor verir. Hatta proje yöneticileri sıklıkla doğrudan CEO’ya bağlı çalışır.
Bu yapının artıları da göz ardı edilemez:
* Net bir yetki çizgisi sunar.
* Tek bir raporlama sistemiyle güçlü iletişim sağlanır.
* Takaslarda esneklik ve hızlı karar alma imkanı vardır.
Ama elbette, madalyonun bir de diğer yüzü var:
* Tüm yetki ve gücün tek bir kişide toplanması, proje yöneticisinin kibirli olmasına yol açabilir.
* Sürekli bir teslim tarihi baskısı olduğu için çalışma ortamı stresli olabilir.
* Projenin uzaması durumunda, çalışan ve ekipman maliyetleri yükselebilir.
Matris Organizasyonlar, Fonksiyonel ve Proje Bazlı Yapıların Güçlü Yönlerini Bir Araya Getirerek Zayıf Yönlerini Dengelemeyi Hedefler.
İşte tam bu noktada, hem fonksiyonel hem de proje bazlı organizasyonların güçlü yönlerinden faydalanıp zayıf yönlerini minimize etmek amacıyla matris organizasyonlar devreye girer. Bu, iki yapıyı tek bir bünyede birleştirerek her iki dünyanın da en iyi özelliklerini yakalamaya çalışmaktır. Matris organizasyonda çalışanlar, hem bir fonksiyonel yöneticiye hem de en az bir proje yöneticisine rapor verirler.
Zayıf, Dengeli ve Güçlü Matris Olmak Üzere Üç Farklı Matris Yapısı Bulunur ve Proje Yöneticisinin Yetki Seviyesi Bu Türlere Göre Değişiklik Gösterir.
Matris yapıları da kendi içlerinde, proje yöneticisinin yetki düzeyine göre farklılaşır.
Zayıf Matris
Bu yapıda, proje yöneticisinin rolü yarı zamanlıdır ve yetkisi oldukça sınırlıdır. Ekip üyeleri, zamanlarının en fazla %25’ini projelere ayırır, geri kalan zamanda kendi fonksiyonel görevlerine dönerler. Proje yöneticisi burada daha çok bir koordinatör veya hızlandırıcı gibi işlev görür. Karar alma veya uygulama yetkisi bulunmaz; daha çok bir iletişim koordinatörü gibi çalışır. Fonksiyonel organizasyona oldukça yakındır.
Dengeli Matris
Adından da anlaşılacağı gibi, güç hem fonksiyonel yönetici hem de proje yöneticisi arasında paylaşılır. Proje yöneticisi tam zamanlı bir role sahip olsa da, idari destek ekibi genellikle yarı zamanlıdır. Proje ekibinin %60’ına kadarı tam zamanlı olarak projeye odaklanabilir. Proje bütçesini her iki yönetici de yönetir.
Güçlü Matris
Bu yapıda yetki ve gücün çoğu proje yöneticisindedir. Proje ekibindeki kişilerin %90’a kadarı tek bir projeye atanmış ve adanmış olabilir. Proje yöneticisi tam zamanlıdır ve tam zamanlı bir idari destek ekibine sahiptir. Ancak, destek ekibinin hala hem fonksiyonel yöneticilerine hem de proje yöneticisine çifte raporlama çizgisi bulunur.
Matris Organizasyonların Avantaj ve Dezavantajları
Matris yapıların da kendine özgü faydaları ve zorlukları vardır:
Avantajları:
* Proje hedefleri yüksek görünürlük kazanır.
* Kaynaklar üzerindeki proje yönetimi kontrolü artar.
* Fonksiyonel alanlardan daha fazla destek alınır.
Dezavantajları:
* Ekstra idari iş yükü gerektirir.
* Proje ekipleri için birden fazla amir anlamına gelir, bu da karışıklığa yol açabilir.
* İzlenmesi ve kontrol edilmesi daha karmaşık bir yapıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Hangi organizasyon yapısında proje yöneticisi en az yetkiye sahiptir?
Fonksiyonel organizasyon yapısında proje yöneticisinin yetkisi en az seviyededir, hatta çoğu zaman resmi bir yetkisi bulunmaz. Genellikle yarı zamanlı bir rol üstlenir.
Proje yöneticisi yetkisini en üst düzeye çıkaran organizasyon yapısı hangisidir?
Proje bazlı organizasyonlar, proje yöneticisinin en yüksek yetki ve güce sahip olduğu yapılardır. Tüm ekip doğrudan proje yöneticisine rapor verir.
Matris organizasyonların temel amacı nedir?
Matris organizasyonlar, fonksiyonel ve proje bazlı organizasyon yapılarının güçlü yönlerini bir araya getirerek zayıf yönlerini dengelemeyi hedefler. Böylece hem uzmanlık alanlarından faydalanılır hem de projelere odaklanma sağlanır.
